Web担当者が退職し、後任がまだ決まっていない。そんな状況で、ホームページの更新がそのまま止まってしまう中小企業は少なくありません。担当者不在の期間が長引くほど、情報の古さが顧客や求職者からの印象に影響してしまう可能性があります。採用が決まるのを待つ間も、運用を止めない方法を考えておくことが大切だと考えます。今回は、その具体的な工夫についてお伝えします。不在期間をどう乗り切るかが、その後の信頼にも関わってくると考えます。
1．担当者不在で起きること
更新が止まったホームページは、問い合わせフォームの不具合や情報の古さに気づかれないまま放置されがちです。「動いていないホームページ」は、検索順位にも悪影響が出やすいと考えられています。
SNSも同様に、投稿が止まると閲覧者からの反応が減り、再開しても以前の勢いを取り戻すのに時間がかかることがあります。
気づいたときには、問い合わせ数の減少や検索順位の低下という形で、影響が表面化していることも少なくありません。
問題が表面化してから対処するのでは、すでに機会を逃してしまっている可能性が高いと考えます。
2．「代打」を用意しておく発想
担当者が一人しかいない体制では、不在のリスクを常に抱えることになります。あらかじめ外部パートナーとの関係を作っておくことで、いざというときに運用を引き継いでもらえる体制を整えられます。
普段から関わりのある外部パートナーであれば、急な引き継ぎでも業務の流れをスムーズに把握してもらいやすいと考えます。
「何かあったときに頼れる先」を事前に持っておくことは、経営者にとっても大きな安心材料になると考えます。
リスクが顕在化してから探すのではなく、平時から関係を築いておくことが重要だと考えます。
3．最低限、止めてはいけない更新
すべてを完璧に維持するのが難しくても、問い合わせ対応・料金や営業時間などの基本情報・月1回程度のブログ更新は、優先して止めないようにすることをおすすめします。
最低限の更新が続いていれば、「今も動いている会社」という印象を保つことができます。
優先順位をつけて絞り込むことで、限られた人手でも運用を完全に止めずに済む可能性が高まります。
何を優先するかを事前に決めておくことで、いざというときにも慌てずに対応できます。
4．外部委託という選択肢
担当者不在の期間だけ、あるいは恒常的に、ホームページ運用を外部に委託するという方法もあります。採用活動と並行して、運用は外部に任せることで、情報発信を止めずに済みます。
採用が決まった後も、外部パートナーと社内担当者が連携しながら運用を続けるという形も選択できます。
外部委託は一時的な措置としても、長期的な体制としても、柔軟に活用できる選択肢だと考えます。
外部との連携実績があれば、担当者が変わっても引き継ぎの負担を抑えられます。
5．テラデザインの月額運用サービス
テラデザインの「お店のミカタ」では、Web担当者が不在の会社に向けて、次のような月額運用をご提供しています。
- ホームページの更新・修正を月額で継続対応
- 問い合わせフォーム・表示不具合のチェック
- ブログ・SNSによる情報発信の代行
専任担当者がいない間も、必要な更新業務を継続的にお任せいただけます。採用が決まった後の引き継ぎにも対応しています。
6．止めないことが、最大の対策
ホームページやSNSは、一度更新が止まると再開のハードルが上がります。担当者の有無にかかわらず更新を続けられる仕組みを用意しておくことが、最大のリスク対策になると考えます。
採用活動を進めながら、並行して運用体制を整えておくことをおすすめします。
止まらない仕組みを持っておくことは、担当者の入れ替わりに左右されない安定した情報発信につながると考えます。
仕組みを整えておくことが、結果的に経営者様の安心にもつながると考えます。
まとめ
Web担当者の不在は、多くの中小企業が直面する課題です。採用が決まるのを待つのではなく、外部パートナーとの連携によって運用を止めない仕組みをあらかじめ整えておくことが、情報発信を継続するための現実的な方法ではないでしょうか。