「AI導入を始めたいが、どの業務から手をつければいいか分からない」というご相談をいただいたとき、最初にご提案することが多いのが議事録作成からの着手です。なぜこの業務がおすすめなのか、理由を整理してお伝えします。
1．議事録作成は、多くの会社で共通する「地味な負担」
打ち合わせのたびに議事録をまとめる作業は、内容として難しいわけではないものの、時間がかかり、後回しにされがちな業務です。業種や規模を問わず、多くの会社に共通する負担ではないでしょうか。
2．AIが得意な作業の条件に当てはまっている
AIが力を発揮しやすいのは、「話した内容を整理する」「要点をまとめる」といった作業です。議事録作成はまさにこの条件に当てはまるため、比較的スムーズに成果を実感しやすい業務だと考えます。
3．失敗しても業務への影響が小さい
議事録は社内資料としての性質が強く、たとえAIが作成した下書きに手直しが必要だったとしても、顧客対応や売上に直接影響するリスクが小さいという特徴があります。AI活用を初めて試す業務として、心理的なハードルが低い点もメリットです。
4．効果をすぐに実感できる
これまで打ち合わせ後に30分〜1時間かけていた議事録作成が、AIの活用によって大幅に時間短縮できたという声は少なくありません。「思ったより早く終わった」という実感は、その後のAI活用を社内に広げていく上での説得材料にもなります。
5．具体的な始め方
まずは、打ち合わせの録音データや、手書きのメモをAIに読み込ませ、要点を整理してもらうところから始められます。最初から完璧な議事録を期待するのではなく、たたき台として使い、最後に人の目で確認・修正するという流れで進めることをおすすめします。
6．慣れてきたら、少しずつ範囲を広げる
議事録作成でAIの使い方に慣れてきたら、メールの下書きや資料の要約など、少しずつ活用範囲を広げていくとよいでしょう。一つの成功体験があると、次の一歩への抵抗感が下がるのではないかと考えます。
7．議事録の次に取り組みやすい業務
議事録作成の次には、社内向けのお知らせ文書の下書きや、顧客対応メールの初稿作成なども取り組みやすい業務です。いずれも「人が最終確認する」という前提を守りながら、少しずつ活用の幅を広げていくことをおすすめします。
まとめ
AI導入の第一歩として議事録作成をおすすめする理由は、効果を実感しやすく、失敗しても影響が小さいためです。まずはこの一歩から、AI活用への抵抗感を減らしていただければと考えます。