「求人を出しても応募が来ない」「採用してもすぐに辞めてしまう」——相模原・八王子エリアの中小企業経営者から、こうした声を数多くお聞きします。本記事では、人手不足対策としてAI事務処理自動化を活用する考え方をご紹介します。
【2026年6月時点の情報】AIエージェントによる自動化の広がり
ChatGPTのような対話型の生成AIに加えて、2026年6月時点では、Claude CodeやCodexのように指示に対して複数の作業を自律的に実行する「AIエージェント」と呼ばれるツールも登場しています。人手不足対策としての事務処理自動化においても、こうした自律実行型のツールの活用が今後広がっていくと考えられます。AI関連の情報は変化が速いため、最新の状況もあわせてご確認ください。
地域の人手不足の現状
相模原・八王子エリアは製造業・建設業・小売業・サービス業など幅広い業種の中小企業が集まる一方、生産年齢人口の減少に伴い、採用競争が年々激しくなっています。特に事務職やバックオフィス人材は、大企業との待遇差もあり、中小企業にとって採用が難しい職種のひとつになりつつあると考えます。
求人媒体に掲載しても応募自体が集まらない、面接まで進んでも条件面で折り合わずに辞退される、といったケースも珍しくありません。せっかく採用できても、事務未経験者の場合は独り立ちまでに数か月の教育期間が必要になることが多く、教える側の社員の負担が一時的に増えてしまうという副作用も見過ごせないと考えます。結果として「採用できても、すぐには楽にならない」という状況に陥りやすいのが実情です。
さらに、相模原・八王子エリアには創業数十年という老舗の中小企業も多く、特定の担当者が長年一人で経理・受発注・顧客対応を担ってきたケースも珍しくありません。こうした会社では、担当者の退職や病気による長期離脱が、業務そのものの停止に直結するリスクを抱えていると考えます。
実際に経営者の方からお聞きする悩みを整理すると、次のような声が共通して挙がります。一般的な目安として、こうした状況に心当たりのある会社は少なくないのではないでしょうか。
- 求人媒体に毎月一定の掲載料を払っても、応募がゼロ件という月がある
- 採用できても、事務未経験者の教育に3〜6か月ほどかかり、教える側の社員の残業が増える
- 経理担当者が急に休むと、請求書の締め日や給与計算に間に合わなくなる
- 受発注の記録が担当者の頭の中にしかなく、引き継ぎ資料が存在しない
人手不足対策としてのAI活用の位置づけ
人手不足対策というと「採用を強化する」「待遇を改善する」という発想が中心になりがちですが、それだけでは限界があるのが実情です。もう一つの選択肢として、AIを活用して事務処理そのものを自動化し、必要な人手の総量を減らすという発想があります。採用と自動化の両輪で人手不足に対応するという考え方です。
採用強化と自動化は、どちらか一方を選ぶものではなく、組み合わせて活用するものと捉えると分かりやすいのではないでしょうか。それぞれの特徴を整理すると、次のようになります。
- 採用強化：新しい人材の視点や経験を取り込める一方、採用活動そのものに時間とコストがかかり、独り立ちまでの教育期間も必要になります。
- AI事務処理自動化：初期設定に一定の時間はかかるものの、軌道に乗れば同じ品質で作業を継続しやすく、担当者の急な休みにも業務が止まりにくくなるという特徴があります。
両者を組み合わせることで、採用活動がうまく進まない期間も事業を止めずに継続しやすくなると考えます。どちらか一つに絞り込むのではなく、自社の状況に合わせて配分を調整していく発想が現実的ではないでしょうか。
優先して自動化すべき業務の見極め方
すべての業務を自動化する必要はありません。優先すべきは「時間がかかる割に、担当者の専門的な判断をあまり必要としない業務」です。見積書・請求書の作成、データ入力、定型的な問い合わせ対応などが、この条件に当てはまりやすい業務です。
一方で、顧客との信頼関係にかかわる交渉ごとや、社内の意思決定が必要な判断業務は、引き続き人が担うべき領域であると考えます。「型が決まっている定型業務」と「その都度の判断が求められる業務」を最初に切り分けておくことが、自動化を進めるうえでの土台になります。
自社の業務が自動化に向いているかどうかは、次のようなチェックリストで確認してみることをお勧めします。
- 毎日・毎週、決まったタイミングで発生する作業か
- すでにマニュアル化・手順化ができている、またはできそうか
- 入力するデータの形式（フォーマット）がある程度決まっているか
- 担当者の経験や勘に頼らず、一定のルールで判断できる作業か
これらの項目に多く当てはまる業務ほど、自動化の効果を実感しやすい傾向があると考えます。逆に、当てはまる項目が少ない業務は、無理に自動化を急がず、後回しにする判断も大切です。
業種別に見る優先着手業務
相模原・八王子エリアに多い業種ごとに、優先して自動化に取り組みやすい業務を整理すると次のようになります。
- 製造業：受発注のたびに発生する見積書・納品書の作成、検査記録や作業日報の入力
- 建設・リフォーム業：現場日報のとりまとめ、施主向け見積書・提案書のたたき台作成
- 卸売・小売業：仕入先ごとの請求書処理、在庫データの整理、繰り返し発生する発注連絡文の作成
- 士業・専門サービス業：定型的な問い合わせへの一次回答、顧客ごとの資料のたたき台作成
自社の業種に近い項目から着手すると、効果を実感しやすいのではないでしょうか。すべての業務を一度に見直す必要はなく、まずは1業務に絞って小さく始めることをお勧めします。なお、経理・請求書処理や日報の入力といった業務は、業種を問わず共通して発生しやすい定型業務であるため、複数の業種にまたがって展開しやすい着手候補になると考えます。
導入ステップと期間目安
まず1つの業務を選んで小さく試し、効果を確認したうえで対象を広げていくという進め方が現実的です。目安として、最初の1〜2業務は1〜2か月程度で効果を確認し、その後3〜6か月かけて対象業務を段階的に拡大していく計画が現実的と考えます。具体的な進め方を4つのステップに分けると、次のようになります。
- 棚卸し：どの業務にどのくらいの時間がかかっているかを、1〜2週間程度メモや簡単な記録で可視化します。数字にしてみると、意外な業務に時間を取られていたことに気づくケースも多いです。
- 選定：棚卸しの結果から、時間がかかる割に判断の難易度が低い業務を1つ選びます。欲張って複数業務に同時着手すると、どこがうまくいかなかったのか検証しづらくなるため、最初は1つに絞ることをお勧めします。
- 試行：実際の業務データを使って小規模に試し、AIが得意なパターン・苦手なパターンを担当者がメモに残します。この記録が、後から対象業務を広げる際の判断材料になります。
- 拡大：効果を確認できたら、隣接する業務や他の担当者にも展開します。展開時は、最初の担当者が作成したメモをもとに手順を共有すると、引き継ぎがスムーズになりやすいです。
最初から全社的な運用ルールを完璧に整えようとすると、着手そのものが遅れてしまうことがあります。むしろ、担当者一人が試して「使えそうだ」という手応えを得てから、周囲の社員に共有していくという順番の方が、現場に定着しやすいのではないでしょうか。うまくいった指示の出し方やAIが苦手とする作業のパターンをメモとして残しておくと、次の担当者への引き継ぎもスムーズになると考えます。
採用活動との両立
AI事務処理自動化は、採用活動を否定するものではありません。むしろ、自動化によって「本当に人でなければできない業務」を明確にすることで、採用すべき人材像がより具体的になるという効果もあります。事務処理の負担が減れば、既存社員の離職防止にもつながる可能性があります。
たとえば、これまで事務担当者に集中していた入力作業や定型連絡をAIに任せることで、担当者は顧客対応や現場との調整といった、より付加価値の高い業務に時間を割けるようになります。採用市場で「事務職の求人条件を引き上げる」対応が難しい会社であっても、業務内容そのものを見直すことで、既存社員の負担感を和らげられる余地があるのではないかと考えます。
一般的な目安として、入力作業や定型連絡に1日1〜2時間程度を充てていた担当者であれば、その時間の一部を顧客対応や新規案件の準備に振り向けられるようになると期待できます。求人票に記載する業務内容自体も「単純入力中心」から「顧客対応・企画中心」へと書き換えやすくなり、結果として求人の見え方が変わってくる可能性もあるのではないでしょうか。
導入時に気をつけたい点
AIが作成した見積書・請求書や文章をそのまま使うのではなく、必ず人の目で確認する工程を残すことが重要です。特に金額・数量・納期といった数値情報に誤りがないかは、取引先へ送付する前に必ずチェックすることをお勧めします。
また、顧客の個人情報や取引先の機密情報を外部の生成AIサービスに入力する際は、事前に社内でルールを定めておくと安心です。「入力してよい情報」と「入力してはいけない情報」の線引きを明確にしておくことで、担当者ごとの判断のばらつきを防ぎやすくなります。加えて、AI活用を特定の担当者だけの取り組みで終わらせず、上長や他の社員にも使い方を共有しておくことが、属人化の解消という本来の目的につながると考えます。
導入前に確認しておきたいポイントを整理すると、次のとおりです。
- 出力結果を必ず人が確認する工程を残しているか
- 顧客の個人情報・機密情報の取り扱いルールを明文化しているか
- 利用するAIサービスの利用規約・データの取り扱い方針を確認しているか
- 担当者が不在でも他の社員が引き継げるよう、手順やメモを共有しているか
これらの確認を後回しにしたまま運用範囲を広げてしまうと、後から手戻りが発生しやすくなります。小さく試している段階のうちに、こうしたルール整備も並行して進めておくことをお勧めします。
まとめ
人手不足は、採用努力だけで解決しようとすると限界を迎えやすい課題です。AI事務処理自動化によって必要な人手の総量を減らすという発想を取り入れることで、限られた人員でも事業を継続しやすくなると考えます。採用強化とAI活用は対立するものではなく、両輪で進めることで、どちらか一方に依存しすぎない体制を作りやすくなるのではないでしょうか。
まずは1つの業務からで構いません。自社の業種で特に時間がかかっている定型業務を1つ選び、そこから小さく試してみることをお勧めします。テラデザインでは、相模原・八王子エリアの中小企業向けにAI活用の無料相談を承っています。「何から始めればいいかわからない」という段階でも、お気軽にご相談ください。