【2026年6月時点】ツール選定に関するメモ
本記事で紹介するツール（Notta・Otter.ai・ChatGPT等）は、時期によって機能・料金・精度が変わります。導入前に最新情報をご確認いただくか、お気軽にご相談ください。
結論：議事録作成はAI×音声入力で15分以内に完了できる
「録音する→文字起こしツールに通す→ChatGPTで整形する」という3ステップで、1時間の会議の議事録を15分以内に仕上げることが期待できます。従来の手書き・後追いタイピングと比べ、60〜80%程度の時間削減につながります。このフローは特別なシステム導入を必要とせず、スマートフォンと月額数千円のサブスクリプションがあれば、明日からでも始められます。
「会議のたびに議事録作成で1〜2時間取られてしまう」「担当者によって書き方がバラバラで後から読み返せない」——多くの中小企業でこうした声が上がっています。その原因は手作業のフローにあります。会議後に記憶をたどりながら文字を起こし、重要事項を選別し、体裁を整えるという一連の作業は、思った以上に認知負荷が高い作業です。
AIを組み合わせることで、この負荷を大幅に下げることができます。本記事では、実際に使えるツールの選び方から、コピー&ペーストで使えるプロンプトテンプレートまでを、順を追って解説します。
従来の議事録作成の問題点（時間・漏れ・人によるバラつき）
中小企業の経営者や担当者が議事録作成で感じる課題は、大きく3つに集約されます。
1. 所要時間が長すぎる
1時間の会議に対して、議事録の作成に1〜2時間を費やしているケースは珍しくありません。会議直後の記憶が新鮮なうちに書こうとしても、別の業務が割り込んで結局夜にまとめる、という状況が慢性化しがちです。週に3〜4回会議がある場合、議事録だけで週8時間以上消費している計算になります。
2. 重要事項の抜け・漏れが発生する
会議中にメモを取りながら参加するのは難しく、どうしても情報の抜けが生じます。「あの件はどういう結論だったか」と後から確認の連絡が発生するのは、議事録の精度が低いことが一因です。責任の所在が曖昧になり、タスクが放置されることも起こります。
3. 担当者による品質のバラつき
文章力や要約力は人によって差があります。同じ会議でも、担当者が変わると議事録の粒度や形式が揃わず、ファイルを遡っての参照が困難になります。特に複数拠点がある事業者や、パートスタッフが輪番で記録を担当している現場では、品質のばらつきが問題になりやすいといえます。
議事録AI自動化の全体フロー（録音→文字起こし→要約→仕上げ）
全体フローは次の4段階です。
-
録音
スマートフォンの録音アプリ（標準ボイスメモでも可）で会議音声を収録します。オフライン会議ならテーブル中央に置くだけ。オンライン会議（Zoom・Google Meet・Teams）なら録画録音機能を活用します。 -
文字起こし（自動）
録音ファイルを文字起こしサービスにアップロードします。精度の高いサービスであれば、1時間分の音声が5〜10分で文字起こし完了します。話者ごとに分けて出力できるツールを使うと、この後の整理が楽になります。 -
AIによる要約・整形
文字起こしテキストをコピーし、ChatGPT（または他の生成AI）にプロンプトとともに貼り付けます。「議題ごとの決定事項」「次回アクション」「担当者と期日」を自動抽出・整形します。 -
確認・仕上げ
AIの出力を一読して、固有名詞の誤りや漏れを補完します。慣れれば5分以内に終わります。最後に共有フォルダやクラウドドキュメントへ保存して完了です。
| 工程 | 作業内容 | 所要時間（目安） |
|---|---|---|
| 録音 | スマホ・PC録音／オンライン会議録画 | 0分（会議中に完了） |
| 文字起こし | Notta・Otter.ai等にアップロード | 約5分（自動処理） |
| AI要約・整形 | ChatGPTへプロンプトと全文を貼り付け | 約5分 |
| 確認・仕上げ | 固有名詞・抜け漏れの補完 | 約5分 |
| 合計 | 約15分 |
使えるツール紹介（Notta / Otter.ai / Google Meet文字起こし / ChatGPT）
文字起こしから生成AIまで、目的に合わせて選べる主要ツールを紹介します。
Notta
日本語精度が高く、話者分離・タイムスタンプ付き出力に対応。月額プランあり。スマホアプリでその場ですぐ録音・文字起こしも可能です。
Otter.ai
英語中心の用途に強く、Zoom・Google Meetとの連携機能が充実。日本語精度はNottaに劣る場合があるため、英語会議や海外取引先との打ち合わせに向いています。
Google Meet 文字起こし
Google Workspaceのビジネス以上のプランで利用可能。会議終了後に自動でGoogleドキュメントへ保存されるため、追加作業が少なく済みます。
ChatGPT（GPT-4o）
文字起こしテキストの要約・構造化に最適。日本語の文脈理解が高く、曖昧な表現も自然な議事録文体に変換できます。月額約3,000円（Plus）。
Microsoft Teams 文字起こし
Microsoft 365 Business以上で利用可。Teamsを社内通話に使っている企業であれば、追加コストゼロで文字起こし機能を有効化できます。
Zoom AI Companion
Zoomの有料プランに含まれるAI要約機能。会議終了後に自動でサマリーとアクションアイテムを生成します。英語・日本語ともに対応しています。
コストを抑えてスタートしたい場合は、Notta（無料プランで月120分）＋ChatGPT（無料枠）の組み合わせからお試しいただくことをおすすめします。本格運用には合計月3,000〜6,000円程度の投資で、週8時間以上の削減効果が期待できます。
実際のプロンプト例（会議録→議事録への変換テンプレート）
以下は、文字起こし完了後にChatGPTへ貼り付けるプロンプトテンプレートです。コピーしてそのままお使いいただけます。
基本テンプレート（汎用）
建設・現場報告書向けテンプレート
精度を上げるひと工夫
文字起こしテキストに誤字や聞き取り不明箇所がある場合は、プロンプトの冒頭に以下の一文を加えると整形精度が上がります。
業種別の議事録・報告書活用例
AI議事録の活用シーンは、会議室での打ち合わせだけではありません。業種ごとの活用例をご紹介します。
建設・リフォーム業（現場報告）
現場での口頭指示をその場でスマホ録音し、帰社後に文字起こし→ChatGPT整形。日報・現場報告書の作成時間を約70%削減できると考えられます。「現場監督がメモを取りながら指示を出す」という属人的フローを標準化でき、指示内容の伝達漏れも減らせます。
飲食店・カフェ（スタッフミーティング）
週1回のスタッフミーティングをスマホ録音→Notta文字起こし→ChatGPT整形という流れで、ミーティング内容をSlackやLINEワークスに即共有。欠席スタッフへの情報伝達漏れが解消され、「聞いていなかった」というトラブルを減らすことが期待できます。
製造業・工場（朝礼・安全確認）
朝礼での連絡事項をテキスト化して社内掲示板に投稿するフローに活用できます。工程変更や安全注意事項の周知徹底に役立ちます。録音→文字起こし→要約→掲示板投稿まで15分以内での完了が見込めます。
士業・コンサルティング（クライアント打ち合わせ）
クライアントとの打ち合わせ後に、会話をもとにした議事録・確認メールを15分で作成できます。クライアントの同意を得たうえで録音し、要約→メール文面への変換という流れを取ることで、打ち合わせ直後に確認メールを送ることができ、信頼性の向上に貢献します。
介護・福祉事業所（サービス担当者会議）
法定の「サービス担当者会議」の記録作成に活用できます。参加者が多く内容が多岐にわたる会議でも、AIによる要約で骨子を抽出したあと、担当者が肉付けするという分業スタイルが効率的です。記録作成に費やす時間を本来のケア業務に回すことが期待できます。
まとめ
本記事のポイントを整理します。
- 議事録・報告書作成は「録音→文字起こし→AI整形→確認」の4ステップで15分以内への短縮が期待できます
- 文字起こしにはNotta・Otter.ai・Google Meet文字起こしが実用的な選択肢です
- 整形にはChatGPTを用い、本記事のプロンプトテンプレートをそのままお使いいただけます
- 建設業・飲食業・製造業・介護事業など、専任スタッフがいない小規模事業者でも導入できます
- 機密情報の取り扱いには、設定変更・固有名詞の置換・法人向けサービスの利用などのご配慮をおすすめします
「まず自社に合うかどうか確認したい」「どのツールが費用対効果が高いか相談したい」という場合は、下記のLINEよりお気軽にご連絡ください。現在の状況をヒアリングしたうえで、最適なステップをご提案します。